La gestion de projets digitaux c’est la coordination de plusieurs actions et ressources nécessaires au bon déroulement et dénouement d’une refonte ou création de site web, de conception d’application, d’une campagne de publicité en ligne, d’animation d’une communauté, de création de contenus… Elle doit permettre classiquement de répondre à trois exigences : respect des délais, des coûts et de la qualité. Mais pas que ! Une bonne gestion de projet nécessite également le respect des acteurs en présence et une certaine agilité. Dans ce domaine les acteurs peuvent être nombreux, les délais très fluctuants pour des coûts parfois dérisoires alors que les besoins sont importants ! Alors voici quelques « tips » pour optimiser la gestion de tels projets.
Cadrez le sujet avec un brief ou un cahier des charges
Quoi de mieux qu’une bonne notice IKEA pour poser les premiers jalons de votre décoration d’intérieur ! Et oui, pour bien commencer un projet, il s’agit de bien le définir. Et pour cela deux outils sont à votre disposition : le brief ou le cahier des charges, documents rédigés précisant le contexte, les spécificités et les objectifs du projet web. Il précise notamment les contraintes techniques et fonctionnelles liées à la mise en œuvre du projet. Il détaille également les objectifs à atteindre vis-à-vis des cibles marketing.
La différence entre le brief et le cahier des charges réside dans la position du curseur en termes de détails techniques et fonctionnels spécifiés. Le brief aura ainsi tendance à être plus généraliste et davantage utilisé en vue de réaliser des projets plus créatifs que techniques.
Planifiez pour une meilleure visibilité
Commencez par une planification détaillée du projet et une définition claire des objectifs, des livrables, des échéances, et des rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe.
Le rétroplanning est un outil couramment utilisé en amorce pour définir les principaux axes d’orientation et de validation. Il peut être approuvé avant tout début d’activité. Cependant ayez en tête qu’un tel outil sera amené à évoluer tout au long de votre projet.
Planifier c’est tout simplement permettre à votre projet d’évoluer dans le temps imparti de manière méthodique et efficace.
Co-créer et collaborer pour une meilleure productivité
Utilisez des outils de collaboration en ligne pour permettre à tous les membres de l’équipe de travailler ensemble en temps réel, de partager des documents, de communiquer et de suivre les progrès du projet.
Voici une liste, non exhaustive, d’outils qui pourront vous accompagner efficacement dans votre productivité collective.
Des outils pour le partage de fichiers
Des outils de visio-conférences et communication d’équipe
Des outils pour gérer vos phases d’idéation
Des outils pour une gestion de projet collaborative
Communiquer pour une meilleure compréhension
La communication est essentielle dans la gestion de projets digitaux. Le vocabulaire y est souvent technique et le jargon parfois peu compréhensible. Il n’est pas rare de voir la tête de vos clients se décomposer lorsque vous leur parlez de la solution digitale à développer ! Il faut bien que tous les membres du projet soient sur la même longueur d’onde. Pensez à vulgariser certains propos et ainsi les rendre accessibles à tous.
Assurez-vous également que les objectifs du projet, les attentes et les changements sont clairement communiqués à tous les acteurs impliqués. Bien communiquer c’est se faire comprendre et ainsi atteindre plus efficacement ses objectifs.
Entrez en empathie plutôt qu’en télépathie ! Les non-dits et faux-semblants peuvent largement perturber le déroulement d’un projet voire le faire totalement échouer !
Pensez à utiliser des outils de communication, tels que des outils de messagerie instantanée, des courriels ou des outils de gestion de projet avec des fonctionnalités de commentaires et de notifications pour faciliter la communication entre les membres de l’équipe (cf. boîte à outils ci-dessus).
Évitez d’attraper la réunionite aiguë ! Cette maladie qui consiste à planifier systématiquement des réunions sans objectifs particuliers. Préférez l’organisation de moments de rassemblement pour créer des instants d’échanges plus authentiques et constructifs.
Gérer les ressources matérielles, financières et humaines pour garantir l’efficacité
Assurez-vous que les ressources nécessaires, telles que les compétences, les outils et les budgets, sont disponibles et allouées de manière optimale pour le projet. Utilisez des outils de gestion des ressources pour planifier, allouer et suivre les ressources nécessaires tout au long du projet.
Assurez-vous que votre équipe possède les compétences nécessaires pour mener à bien le projet. Identifiez les lacunes éventuelles et proposez des formations ou recrutez des experts si nécessaire.
Anticiper les risques pour mieux se protéger
Identifiez et évaluez les risques potentiels du projet digital et mettez en place des plans d’atténuation appropriés pour minimiser leur impact sur le projet.
Faites preuve de vigilance notamment dans la gestion des risques liés à la sécurité, à la confidentialité des données et à la conformité aux réglementations (coucou RGPD !).
Vous pouvez réaliser une liste des risques probables et indiquer en face de chacun des points de vigilance, la solution potentielle. De cette manière vous ferez face à tous types de contraintes potentiels.
Analyser les indicateurs de performance pour une amélioration continue de la qualité de vos projets
Utilisez des outils de suivi des progrès pour mesurer et évaluer régulièrement l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés. Cela permet de détecter les éventuels écarts et de prendre des mesures correctives rapidement.
Évaluez régulièrement les performances des outils, campagnes ou contenus réalisés, identifiez les opportunités d’amélioration et mettez en œuvre des actions correctives. Apprenez des succès et des échecs du projet pour améliorer continuellement vos processus.
Vous l’aurez compris, la gestion de projets digitaux nécessite une certaine agilité. Cadrage, planification, collaboration, communication, gestion des ressources, anticipation des risques, analyse des indicateurs de performance et approche itérative, c’est véritablement l’application de l’ensemble de ces conseils qui vont vous permettre d’optimiser la gestion de vos projets numériques. Alors, à vos idées ? Prêts ? Projetez !